Gästemanager*in (m/w/d) | Ehrenamt
Die Stelle wird bis zum 30.11.2025 ausgeschrieben.
Du liebst Filme und Menschen, die diese erschaffen? Dann verstärke unser Gästemanagement!
Du möchtest Filmschaffende aus aller Welt willkommen heißen, ihnen den Festivalaufenthalt so angenehm wie möglich gestalten und dabei selbst Teil eines leidenschaftlichen Teams werden? Dann bist du im Team “Gästemanagement” genau richtig! Bei uns sorgst du mit deinem Einsatz dafür, dass sich unsere Gäste rundum gut betreut fühlen.
Eure Aufgaben
- Einladungsmanagement: Erstellen der Gästelisten, Versenden von Einladungen und Verwalten der Rückmeldungen. Weitergabe von Informationen an entsprechende Units bzgl Gästeanwesenheit während des Festivalzeitraums, Eventreservierungen
- Unterkunftsmanagement: Organisation Hotelbuchungen, in Zusammenarbeit mit Partnerhotels, Beschreibungen der Anfahrtswege
- Kommunikation: Hauptansprechpartner:in für alle Gästeanfragen. Beantwortung von Fragen zum Festivalprogramm und zu speziellen Anforderungen etc., Erstellen von Abfragebögen
- Datenbankpflege: Führen und Aktualisieren der Gästedatenbank, inklusive aller relevanten Informationen (Kontaktdaten, Reisepläne, Akkreditierungsstatus, Anwesenheit etc.
- Akkreditierung: Zuweisung von Akkreditierungen für die Gäste
- Gästebetreuung vor Ort: direkte:r Ansprechpartner:in für Gäste
- Gäste-Desk / Anlaufstelle: Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle, an der sich die Gäste akkreditieren, Informationen erhalten und ihre Fragen klären können
- Budgetverwaltung: Abrechnung und Kontrolle der Ausgaben für Reisen, Unterkünfte und andere Gästebetreuerleistungen
Das bringst Du mit
- Du bist offen, kommunikativ und hast keine Scheu vor Menschen
- Du arbeitest selbstständig und eigenverantwortlich und behältst den Überblick
- Du trittst kompetent und sicher auf
- Du arbeitest strukturiert, organisiert und bist teamfähig
- Du kannst im Festivalzeitraum anwesend sein
- Du bist sicher im Umgang mit digitalen Tools
Was wir bieten
- Verantwortungsvolle Aufgabe in einem kreativen Umfeld eines renommierten Filmfestivals im Norden
- ausreichende Einarbeitungszeit durch ein nettes und engagiertes Team
- Einblicke in die vielschichtigen Aspekte der Festivalorganisation
- Vernetzung mit Filmschaffenden und Kulturakteuren, auch überregional
- Freier Festivaleintritt (für über 20 Veranstaltungen)
- Aufwandsentschädigung (Pauschale 500 EUR/Jahr)
- qualifizierter Nachweis
Über das Filmfest Schleswig-Holstein
Das Filmfest Schleswig-Holstein ist eine wichtige kulturelle Plattform für Filmkunst im hohen Norden. Wir fördern kreative Filmschaffende, bringen regionale und internationale Perspektiven zusammen und schaffen Begegnungsräume zwischen Publikum und Künstler:innen. Möglich wird dies durch ein starkes Team aus Ehrenamtlichen, die gemeinsam ein lebendiges Festival gestalten. Vielfalt ist dabei ein zentraler Wert: Wir freuen uns unabhängig von Geschlecht, Herkunft, Religion, Weltanschauung, Behinderung, Alter oder sexueller Identität auf deine Bewerbung.
Bewerbung
Sende uns deine Bewerbung mit kurzem Motivationsschreiben und Lebenslauf bis zum 15.10.2025 über das Bewerbungsformular (unten).
Bei Fragen wende dich gerne an jobs@filmfest-sh.de.
Wir freuen uns darauf, dich kennenzulernen!